Office Live es una herramienta en línea (es decir, accesible vía web) que engaña con su nombre. Cualquiera que vea el nombre pensará que es una suite ofimática en línea (como Google Docs, que también comentaré en su momento). Sin embargo, Office Live es mucho más, es una manera de trabajar en grupo, formando equipo con otras personas para un determinado proyecto. La pregunta es: ¿Es lo que esperamos de un Office? La respuesta dentro.

Pantalla inicial de Office Live

Cuando Microsoft (MS) anunció la llegada de Office Live, muchos apostaron su cabellera a que se metía de lleno en las soluciones en línea, compartiendo la visión de Google de que el futuro está fuera del escritorio. Sin embargo, desde entonces el número de calvos a aumentado: OL no es nada de lo que uno esperaría. Es un entorno de trabajo orientado al multiusuario, enfocado a la realización de proyectos, usando para ello documentos ofimáticos. Dicho de otra forma, OL nos permite la coordinación de todo un equipo. ¿Cómo lo hace? Pues dando una fuente común de recursos. Si yo tengo un documento importante, conviene que el resto de mi equipo lo tenga al instante. Ésto puede ser un engorro, bien por falta de coordinación, bien por desidia de alguno de ellos, suele pasar que los correos electrónicos "se pierden", o "no se encuentran". OL permite subir nuestros documentos a la red, para que nuestros compañeros lo tengan al instante, sin necesidad de hacer nada más que conectarse a OL. Asímismo, OL proporciona la posibilidad de sincronizar a los miembros, mediante listas de cosas por hacer, calendarios conjuntos, información de eventos... Veamos sus posibilidades paso a paso.

Inicio

Para poder disfrutar de Office Live, sólo es necesaria la creación de una cuenta Passport, que bien puede ser una cuenta de correo en Hotmail. Para poder convetirla (en caso de que nuestra cuenta de Hotmail sea un poco vieja) en cuenta Passport y tener acceso a otros servicios de MS, puede que tengamos que realizar un par de pasos extra, sólo dar la confirmación, y leer las nuevas condiciones. Una vez hecho ésto, es necesaria una nueva inscripción en el servicio de OL. Ésto juega en contra del programa, puesto que son necesarios hasta 3 pasos para empezar a trabajar (2 si ya tenemos una cuenta de Hotmail). Espero que en el futuro la integración entre los elementos de MS sea mayor, y por ejemplo, se nos permita acceder a OL desde Hotmail.

Viendo un documento .docx de Word.

Trabajando con OL

Unavez creada nuestra cuenta, lo primero que podemos hacer es crear un Workspace, es decir, un nuevo proyecto. Tenemos una amplia gama de proyectos predefinidos para elegir. Por ejemplo, los hay orientados a empresas (reuniones, documentos), a inquilinos de un hogar (lista de la compra,lista de teléfonos), a colegios (notas, planes del curso) e incluso en la búsqueda de un trabajo (organización de curriculums, notas de preparación). También podemos empezar en blanco, para añadir los elementos que creamos más convenientes. Una vez elegido nuestro proyecto, podemos empezar a trabajar. Las opciones no son pocas, e instantáneamente estaremos al mando gracias a una interfaz bonita e intuitiva.

Edición de documentos

Una de las mayores decepciones, sin embargo, llega a la hora de trabajar con documentos ofimáticos. En contra de lo que esperaba, no es posible editar directamente los archivos que hayamos creado con Microsoft Office, sino que sólo podemos ver una vista previa del documento. Para poder hacerlo, hay que tener instalado una versión de Office en el equipo desde el que accedemos a la web, e instalar un plugin. Me parece un fallo garrafal por parte de MS, puesto que hace que no podamos trabajar en cualquier PC. Una de las ventajas de las aplicaciones web es que permiten acceder a ellas independientemente del PC, y MS parece haber olvidado eso. La integración con otros programas de MS existe (agenda con Outlook, documentos con Word), pero no es suficiente para perdonar ésto. Lo peor es cuando haces una nota en el proyecto, y se abre un editor de textos con una interfaz muy parecida a la de Office 2003. Es decir, que es perfectamente posible editar archivos de texto, pero a MS no le a dado la gana darnos esa posibilidad con los documentos ofimáticos.

Compatibilidad

OL es un producto que se nota que está hecho por Microsoft, en la interfaz, pero sobre todo en la compatibilidad con otros programas. Los suyos están bien soportados, y pude trabajar perfectamente con documentos generados para Office 2000 y 2003, y con el nuevo estándar OOXML (Office Open XML, promovido por MS, y aprovado no hace mucho en medio de polémica), que es con el que trabaja la versión Office 2007. Asímismo, es compatible con Outlook para llevar las citas y la agenda. A continuación pequé de iluso, y alegremente subí un archivo basado en el estándar Opendocument, un .odt para ser más exactos. Aunque pude subirlo al proyecto sin problemas, luego OL no me lo reconocía como documento válido, y por tanto no me mostraba la vista previa, dándome la sugerencia de que descargase el archivo para abrirlo con su programa. Ms debe aprender que los estándares no están ahí para presumir, sino para favorecer la interoperabilidad, y que los usuarios no sufran por querer usar sus documentos.

El tema del navegador web también es muy espinoso. OL sólo es 100 % compatible con Internet Explorer, aunque también está asegurado su funcionamiento en Mozilla Firefox 2 por MS. Sin embargo, durante la realización de éste artículo me encontré con muchos problemas utilizando Firefox, como botones que no aparecían, o aplicaciones que funcionaban muy mal. Así que casi estamos obligados a usar IE para que todo vaya bién. Volvemos otra vez al hecho de que los estándares están para respetarlos, no para alardear. La gota que colmó el vaso fué cuando intenté acceder a OL con otro navegador, el Apple Safari para Windows. Sorprendentemente, directamente OL no me dejaba entrar, diciendo que el navegador no está soportado por ellos, y ofreciendome la descarga de IE, y OJO, de Firefox, con enlace y todo. Curioso viniendo de quien viene.

Compartiendo el trabajo

Por último, no podía pasar sin comprobar las posibilidades de compartir el trabajo. Después de introducir la dirección de correo electrónico del colaborador en la casilla "Editors", esa persona tuvo total acceso a mi proyecto, sin necesidad de crear una cuenta de OL. Éste apartado me gustó mucho , puesto que el resto de colaboradores no tiene más que hacer click en la dirección que provee el correo que les llega, y ya están trabajando en mi proyecto.

Conclusiones.

En definitiva, Office Live puede suponer una respuesta entusiasta, o una enorme decepción, según el enfoque que le des. Si lo miras como lo que es, un organizador de proyectos, tiene una gran cantidad de opciones, y permite añadir a distintos usuarios de una manera sencilla. Si en cambio esperabas lo que se suponía por el nombre, durarás poco usándolo, puesto que en ningún momento llega a las cotas esperadas para una suite ofimática en línea. Creo que MS debería replantearse la utilización del nombre de Office para éste producto, y reservarlo para otra ocasión, porque tal y como está creo que hace más daño que otra cosa. Por ahora Office Live está en fase beta de libre acceso, esperemos que la versión final corrija los errores que comento.

Lo mejor.

• Gestión de proyectos fácil e intuitiva.
• Compartir es fácil tanto para el que comparte como para los que reciben la invitación.
• La interfaz es clara y limpia.
• Integración con otros productos de Microsoft.
• Compatible con el estándar OOXML.

Lo peor.

• No es posible la edición de documentos ofimáticos en la web, sólo la lectura.
• Compatible sólo con dos navegadores web.
• No es compatible con el estándar OpenDocument.
• Demasiados requisitos para empezar a trabajar (creación de cuenta, instalación de plugins).
  

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